Với hội dành cả thanh xuân để theo đuổi thần tượng, chuyện tổ chức các sự kiện ủng hộ idol là hết sức bình thường. Đó là các buổi gặp gỡ của fan, các chương trình từ thiện, kế hoạch tặng quà cho idol. Những sự kiện này thường được diễn ra vào dịp đặc biệt như sinh nhật thần tượng, thần tượng ra sản phẩm mới,... và do người đứng đầu các fandom (cộng đồng người hâm mộ) tổ chức. Tùy vào quy mô sự kiện mà số lượng thành viên tham gia có thể từ vài chục người đến vài trăm người.
Vậy quá trình tổ chức một sự kiện này sẽ diễn ra thế nào? Cần chuẩn bị gì hay khó khăn ra sao? Chúng tôi đã có được chia sẻ từ 3 bạn trẻ đã và đang tích cực tham gia tổ chức các sự kiện như vậy, gồm:
Hoàng Trang (SN 1997, đang sinh sống ở Hà Nội): 10 năm ủng hộ EXO Baekhyun (ca sĩ Hàn Quốc), 2 năm đồng hành cùng Billkin (diễn viên, ca sĩ Thái Lan) và đã tổ 2 sự kiện cho Billkin.
Phạm Trang (SN 1997, đang sinh sống ở Hà Nội): fan TVXQ (nhóm nhạc Hàn Quốc) hơn 10 năm. Ngoài ra Trang cũng là fan TFBoys Vương Tuấn Khải - Vương Nguyên (nhóm nhạc Trung Quốc), có 2 lần đứng ra tổ chức sự kiện và nhiều lần hỗ trợ một số sự kiện khác với vai trò thiết kế sản phẩm.
Thiên Lạc (SN 2005, học sinh THPT ở Hà Nội): Ủng hộ khá nhiều idol, trong đó cuồng nhiệt và lâu dài nhất là TFBoys, INTO1 Santa - Lưu Vũ (nhóm nhạc Trung Quốc) và gần đây là Jef Satur - một diễn viên, ca sĩ kiêm nhạc sĩ người Thái Lan. Cô bạn đã cùng thành viên khác trong các nhóm fan tổ chức rất nhiều sự kiện cho thần tượng.
Tổ chức sự kiện ủng hộ thần tượng là làm những gì?
Chẳng phải là dân chuyên nghiệp cũng hiểu rằng mỗi sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần rất nhiều thời gian và công sức chuẩn bị, thậm chí có thể kéo dài 2 - 3 tháng trời.
"Tùy vào quy mô của sự kiện mà thời gian chuẩn bị ngắn hay dài và địa điểm tổ chức ở đâu. Đối với những sự kiện lớn với số lượng khoảng 200 người thì thời gian có thể đến 2 - 3 tháng. Còn những sự kiện phát quà miễn phí hoặc nhỏ hơn thì chỉ cần khoảng 1 tháng hoặc ngắn hơn" - Phạm Trang cho biết.
Những món quà mà Phạm Trang chuẩn bị trong 1 sự kiện cuối tháng 6 vừa qua
Hoàng Trang cũng đưa ra khoảng thời gian tương tự. Cô và các thành viên chủ chốt sẽ mất khoảng 3 tháng làm việc, không tính thời gian lên kế hoạch và khảo sát. “Cũng không chỉ có vài ba người làm nên một sự kiện mà bọn mình đăng lên trang/blog để tìm cộng tác viên phụ giúp. Địa điểm thường là quán cà phê hoặc rạp chiếu phim và sẽ được tìm hiểu trên MXH trước, khảo sát online rồi sau đó đến tận nơi để kiểm tra và xem xét lại trước khi quyết định” - Hoàng Trang nói thêm.
Thiên Lạc giải thích chi tiết hơn cho các vấn đề cần giải quyết:
- Quà: Mỗi sự kiện của bọn mình thường đều làm quà tặng cho mọi người tham gia. Đây cũng là khoản tốn tiền, tốn thời gian chuẩn bị nhất, từ lên ý tưởng, thiết kế đến in ấn. Nếu những phần quà này được in ấn tại Việt Nam thì cần gửi bản vẽ cho xưởng trước sự kiện khoảng 1 tháng. Còn nếu được thực hiện ở nước ngoài thì thời gian gửi phải trước 3 - 4 tháng để tránh tình trạng tắc biên.
- Nhân sự: Ngoài nhân sự “nhà trồng” - tức là quản lý blog ra thì có thể nhờ sự hỗ trợ của bạn bè, các chị em thân thiết trong nhóm fan. Ở một số sự kiện, vì không đủ nhân sự nên các bạn có thể tuyển cộng tác viên hỗ trợ.
- Địa điểm: Thông thường 1 buổi gặp mặt có quy mô nhỏ hơn 100 người thì mọi người sẽ thuê quán cà phê. Số lượng người cụ thể sẽ quyết định quán nào cho phù hợp trang trí và chụp ảnh. Từ 100 đến 150 người, bọn mình sẽ tìm quán có quy mô lớn hơn hoặc các rạp chiếu phim tầm trung. Còn lớn hơn 150 người thì chắc chắn phải cần thuê rạp chiếu phim.
- Đặt cọc: Nếu các buổi giao lưu, tặng quà ở quy mô nhỏ thì một số quán sẽ không lấy tiền đặt cọc, chỉ cần mỗi người đến gọi đồ uống của quán là được. Nếu sự kiện đông hơn và có bán vé thì sẽ phải đặt cọc cho quán hoặc rạp. Với trường hợp này, chi phí không hề rẻ nên bọn mình phải “cân đo đong đếm” tiền bán vé để chọn địa điểm phù hợp và chuẩn bị quà hợp lý.
Thiên Lạc
Chưa trực tiếp trải qua sự cố nào nhưng Thiên Lạc cũng được biết đến những tình huống khó khăn khi tổ chức sự kiện ủng hộ thần tượng: ”Mình có được nghe các chị em kể về thời gian tổ chức một sự kiện năm 2020. Hồi đó mọi người lên kế hoạch tổ chức vào tháng 7/2020 tại rạp chiếu phim với 150 ghế. Tuy nhiên vì dịch bệnh nên phải hoãn lịch tổ chức vô thời hạn. Đến tháng 9, mọi người lên kế hoạch tổ chức lại vào tháng 10 ở địa điểm cũ. Khi sự kiện đã đến gần thì thỏa thuận của BTC và rạp lại trục trặc, bắt buộc phải đổi rạp. Cuối cùng mọi người phải chọn 1 rạp 220 người trong khi mới chỉ bán được 150 vé. Đó là thời gian mà mọi người gặp rất nhiều khó khăn và mệt mỏi”.
Với thời gian chuẩn bị kéo dài, sự cố phát sinh và phải tự làm từ A đến Z như vậy, chẳng có gì khó hiểu khi các thành viên BTC phải tốn rất nhiều công sức. “Đến các sự kiện thế này, trông ai ‘bết bát’ nhất, lúc nào cũng hớt ha hớt hải thì chính là BTC bọn mình” - Phạm Trang nửa đùa nửa thật.
Sớm học được cách kiếm tiền và tiết kiệm
Một vấn đề được quan tâm nhất tại các sự kiện do fan tổ chức thế này là chi phí. Cả 3 nhân vật cho biết chủ yếu là do người tổ chức tự bỏ tiền túi để làm, nhất là với sự kiện không bán vé.
Phạm Trang cho biết BTC có một bảng dự toán kinh phí kỹ lưỡng, với sự kiện nhỏ sẽ hết khoảng 4 - 5 triệu còn sự kiện lớn hơn có thể dao động trong khoảng hơn mười triệu đến vài chục triệu. Cô nàng nói rõ hơn:
“Với những sự kiện phát quà miễn phí thì chi phí toàn bộ do BTC bỏ ra. Vì vậy chúng mình phải tính toán sao cho mọi thứ trong khả năng chi trả, cố gắng tự làm mọi thứ có thể để giảm tối đa chi phí. Nếu có vượt dự kiến thì số tiền cũng không quá lớn.
Với sự kiện có bán vé, chúng mình dựa vào bảng dự toán và khảo sát mọi người trước đó để ước lượng số lượng vé và giá vé bán ra. Với hoạt động này, thậm chí còn có thể có lãi. Số tiền đó thường được để dành cho sự kiện tiếp theo, chạy quảng cáo hoặc quyên góp cho hoạt động từ thiện với danh nghĩa thần tượng,...
Riêng bản thân mình, số tiền bỏ ra để tổ chức sự kiện hoàn toàn là do mình kiếm được và tích góp. Mọi chi phí ủng hộ thần tượng từ trước đến giờ mình cũng chưa từng dùng đến tiền của bố mẹ. Có thể nói thần tượng đã cho mình động lực để kiếm tiền và tiết kiệm”.
Vấn đề chi phí của là một trong những khó khăn của nhóm Hoàng Trang khi tổ chức sự kiện. ”Thú thực là đôi khi chi phí tổ chức đội lên quá mức khả năng bọn mình có thể chi trả. Lúc này bọn mình sẽ kêu gọi ủng hộ hoặc bán các vật phẩm liên quan đến thần tượng tại sự kiện để bù vào. Ngoài ra mình cũng đi làm rồi nên không cần phải xin bố mẹ để tổ chức sự kiện” - Hoàng Trang tiết lộ.
Thiên Lạc cũng có những chia sẻ tương tự: “Mỗi sự kiện tặng quà miễn phí thường hết 4 - 5 triệu. Các sự kiện lớn hơn và phải thuê rạp chiếu phim thì phải dựa vào thỏa thuận giá phòng nên không có con số cụ thể, nếu bị âm tiền thì bọn mình sẽ tự bù thêm. Và nguyên tắc của mình là không bao giờ xin tiền bố mẹ cho những hoạt động này”.
Phạm Trang
Có niềm vui, mối quan hệ lẫn kỹ năng mềm nhờ tổ chức sự kiện
Khó khăn, vất vả lại tốn kém nhưng cả Phạm Trang, Hoàng Trang và Thiên Lạc đều cảm thấy thích thú, vui vẻ khi góp sức tổ chức sự kiện ủng hộ thần tượng. Bởi lẽ những thứ mà họ nhận được là vô giá.
“Thật sự thì mỗi sự kiện là một lần mệt mỏi cả về thể chất lẫn kinh tế. Như trong dự án gần đây mà mình tổ chức nhân dịp Billkin trở lại, mình tự làm gần như từ A đến Z, chỉ nhờ vài người bạn hỗ trợ thiết kế ảnh. Cực quá nên ấn tượng lắm!
Mình chưa bao giờ nghĩ rằng các thần tượng sẽ biết đến những sự kiện này. Bọn mình tổ chức chủ yếu để những người hâm mộ được làm quen và có khoảng thời gian vui vẻ với nhau. Đây cũng là cách ủng hộ cho sự nghiệp của thần tượng khi họ ra sản phẩm mới và những thứ mình bỏ ra sẽ được đền đáp thông qua thành tích của thần tượng.
Ngược lại mình nhận được khá nhiều thứ, như quen biết nhiều người hơn, có những người bạn sẵn sàng giúp đỡ khi mình cần. Và như mọi người thấy, một sự kiện đều yêu cầu phải làm rất nhiều thứ từ hậu cần, nội dung sự kiện, làm việc nhóm,.... Nhờ vậy mà mình có khá nhiều kỹ năng mềm, có thể sử dụng trong cả công việc lẫn cuộc sống” - Hoàng Trang tâm sự.
Hình ảnh trong sự kiện dành cho fan Billkin của Hoàng Trang
Riêng Phạm Trang, cô lại có được một nhóm bạn thân sau khi đi sự kiện cách đây 6 năm. “Năm đó mình đi từ Quảng Ninh lên Hà Nội để tổ chức sự kiện. Dù trước đó mình chưa gặp trực tiếp ai nhưng lại không hề cảm thấy xa lạ. Điều này khiến mình cảm thấy thực sự có những tình cảm, sự thân thiết vô cùng đơn thuần, không cần xuất phát từ mục đích hay toan tính nào.
Sau sự kiện đó mình có một nhóm bạn thân thiết đến tận hiện tại nhờ chung tình yêu với thần tượng. Chúng mình hiểu nhau nói gì, hiểu nhau thích gì và có thể chia sẻ rất nhiều chuyện khác trong cuộc sống chứ không riêng thần tượng”.
Không chỉ quen biết với fan trong nước, Thiên Lạc còn thiết lập được mối quan hệ với các nhóm fan và họa sĩ nước ngoài khi tổ chức sự kiện cho thần tượng: “Mình đi xin phép họ để sử dụng hình ảnh trong sự kiện nên quen biết luôn và đến bây giờ vẫn nói chuyện với nhau”.
“Mình luôn tận hưởng quá trình chuẩn bị cho sự kiện và vô cùng mong đợi vào kết quả khi được gặp mặt các chị em trong nhóm fan. Mọi người cùng nhau hát những bài hát quen thuộc, hò reo, nhảy múa, cầm cờ đi diễu hành, chụp ảnh trong màu sắc của fandom,... là những khoảnh khắc mà mình sẽ không bao giờ quên” - cô bạn nói thêm.
Thiên Lạc và nhóm fan Santa - Lưu Vũ chụp ảnh kỉ niệm sau sự kiện
***
Có lẽ sẽ có người bày tỏ gương mặt khó hiểu với những gì mà Hoàng Trang, Phạm Trang, Thiên Lạc hay nhiều người hâm mộ khác đang làm cho thần tượng. Nhưng phải thực sự yêu quý thần tượng, trải qua những ngày tháng tất bật chuẩn bị, vui mừng vì được gặp chị em bạn bè trong nhóm fan và cảm thấy hạnh phúc mỹ mãn khi sự kiện thành công thì bạn sẽ hiểu tại sao họ sẵn sàng đánh đổi thời gian, công sức và tiền bạc như vậy.
Suy cho cùng, mọi thứ cũng chỉ vì một chữ “yêu” như Phạm Trang chia sẻ: “Vốn ngay từ việc thích thần tượng đã không có mục đích hay mong cầu gì thì tổ chức một sự kiện cũng vậy, chỉ đơn thuần vì yêu thích”.
CÙNG CHUYÊN MỤC
