Hiện nay, việc những công ty sử dụng công cụ chat nhóm để trao đổi công việc trở nên khá phổ biến. Nhờ sự phát triển của các ứng dụng mạng xã hội, sự tiếp cận, tương tác giữa sếp với nhân viên cũng như giữa các phòng ban với nhau dường như cũng trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn, đặc biệt tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
Thế nhưng, bên cạnh những ưu điểm mà các công cụ chat nhóm mang lại thì việc sử dụng chúng quá nhiều dẫn đến “bội thực” như hiện nay song hành với nhiều trở ngại.
Những điều diễn ra trong nhóm chat công ty
1. Những cuộc trò chuyện liên tục, không có bắt đầu, không có kết thúc
Những nhóm chat chính là những cuộc trò chuyện liên tục, không có bắt đầu, không có kết thúc. Mặc dù bạn có thể quyết định không chú ý đến chúng nhưng làm vậy đôi khi lại khiến bạn bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Theo dõi các cuộc trò chuyện trong nhóm chat cả ngày đôi khi bạn sẽ có cảm giác giống như đang tham gia một cuộc họp với những người tham gia ngẫu nhiên và không có chương trình làm việc cụ thể. Trong nhiều trường hợp, bạn dường như phải tham gia vào hàng chục cuộc họp mỗi ngày, nghe thôi đã thấy mệt mỏi và cạn kiệt năng lượng.
2. Có quá nhiều thông tin cần nắm bắt
Nếu bạn thường xuyên không chú ý, bạn sẽ không thể nói khi có điều gì đó xuất hiện. Các cuộc trò chuyện thường diễn ra nhanh chóng và sau đó cuộn lên trên rồi bị che lấp bởi hàng loạt tin nhắn mới, nếu bạn không xuất hiện đúng lúc, bạn sẽ không có cơ hội sau đó để trình bày về điều mình muốn. Điều này dường như ngầm khuyến khích mọi người theo dõi các cuộc trò chuyện trong hàng loạt nhóm chat cả ngày để xem liệu có cuộc trò chuyện nào xuất hiện mà họ cảm thấy cần tham gia hay không.
3. Không lên tiếng mặc định là đã đọc và đồng ý
"Bởi vì chúng tôi đã nói về nó trong nhóm chat, tất cả những người cần biết bây giờ đều biết và đều đồng ý" - Bạn có bao giờ nghe câu nói đó khi vô tình lên tiếng rằng mình không biết gì hoặc không đồng ý về vấn đề hay kế hoạch nào đó của công ty chưa?
Mọi người trong công ty thường có thói quen nói về một số công việc trong nhóm chat và không ai phản đối. Điều đó khiến mọi người cho rằng tất cả thành viên trong nhóm chat đều đã đọc cuộc thảo luận đó và đồng ý. Các quyết định được đưa ra mà không có sự phản đối của ai đó bởi vì họ không có ở đó ngay lúc vấn đề được thảo luận đều được hiểu là sự đồng thuận hiển nhiên. Vậy nên, “ngay bây giờ” hiếm khi là thời điểm tất cả thành viên trong nhóm chat cùng thảo luận và đi đến kết luận.
“Ngay bây giờ” hiếm khi là thời điểm tất cả thành viên trong nhóm chat cùng thảo luận và đi đến kết luận.
Dân văn phòng sợ nhất là bị nhắc tên trong nhóm chat lúc nửa đêm
Lê Thuỵ Thảo Vy (hiện là trợ giảng tại một Trung tâm Tiếng Anh) cho biết: “Mình nghĩ việc lập các nhóm chat trao đổi công việc khá hiệu quả. Nhưng quá nhiều nhóm chat cũng khiến mình cảm thấy hơi rối khi có quá nhiều thông báo tin nhắn. Ở công ty mình thì không có trường hợp gửi tin nhắn vào nhóm về những chuyện ngoài luồng nhưng đôi khi cũng sẽ có trường hợp bị "réo" tên vì những chuyện không liên quan đến mình. Nên khi nhóm chat đó không thực sự cần thiết hoặc không liên quan nhiều đến công việc của mình, mình thường có xu hướng tắt thông báo để tránh bị làm phiền ngoài giờ làm việc cũng như bị loãng và lỡ mất các tin quan trọng khác.”
Lê Thuỵ Thảo Vy
Bạn Lưu Trần Anh Khoa (hiện là nhân viên Văn phòng) tâm sự: “Mình thấy việc sử dụng nhiều nhóm chat khá tiện cho công việc. Vì mỗi nhóm chat là một công việc khác nhau vì vậy mình có thể có cái nhìn rộng hơn về công việc của mọi người và nắm bắt được thông tin một cách tối ưu hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó, thỉnh thoảng mình lại nhận tin nhắn công việc vào giờ ngủ. Gặp tình trạng trên mặc dù thấy bị quấy rầy nhưng mình vẫn sẽ vào đọc tin nhắn và trả lời đồng nghiệp rồi yêu cầu dời công việc đến sáng hôm sau.
Theo mình thì hiện nay nhiều công ty đang gặp tình trạng bội thực nhóm chat. Cá nhân mình nghĩ rằng các công ty nên đặt ra những nhóm chat vào những công việc chính và mọi người cũng có thể trao đổi với nhau bằng cách tạo cuộc họp trực tuyến để hạn chế ảnh hưởng những người không tham gia vào công việc đó nhưng vẫn ở trong nhóm chat.”
Lưu Trần Anh Khoa
Đối với bạn Nguyễn Trần Thanh Thảo (hiện đang làm công việc xây dựng nội dung), Thanh Thảo cho rằng công ty nên yêu cầu các bộ phận chỉ gửi vào nhóm chat những nội dung chung liên quan đến công việc của công ty, nhất là khoảng thời gian sau giờ làm việc, đặc biệt là các nhóm chat lớn gồm nhiều phòng ban gộp lại.
Bởi lẽ có rất nhiều thông tin không cần thiết để biết ngoài giờ làm việc của các phòng ban khác nhưng bản thân Thảo lại phải nhận khá nhiều thông báo tin nhắn. Chưa kể, mặc dù không bị trường hợp "tag" tên lúc nửa đêm nhưng các nhóm chat ở công ty cô nàng lại có nhiều tin nhắn ngoài luồng, không liên quan đến công việc khiến thời gian riêng tư bị xâm chiếm bới những thông báo tin nhắn liên tục. Vậy nên sau giờ làm, Thanh Thảo hầu như tắt hết mọi thông báo của nhóm chat công ty và sẽ quay lại kiểm tra một lượt vào sáng hôm sau, khi ngày làm việc mới bắt đầu.
Nguyễn Trần Thanh Thảo
Tạm kết
Có rất nhiều người quản lý yêu thích các cuộc trò chuyện bằng nhóm chat vì họ có thể xuất hiện nhanh chóng và nói chuyện với nhiều người cùng một lúc, nhưng cũng có rất nhiều nhân viên đổ mồ hôi suốt cả ngày để cố gắng duy trì sự xuất hiện của họ trong nhóm. Hiểu được những mặt tích cực và tiêu cực chính là yếu tố quan trọng để tận dụng tối đa công dụng của các nhóm chat. Biết được sự cân bằng sẽ giúp bạn ấn định giá trị.
Nguồn: Tổng hợp (Basecamp, Metro, The New York Times)
Ảnh: Automated Dreams, NVCC
CÙNG CHUYÊN MỤC
